۱. ارتقای نظم و انضباط آموزشی
یکی از مهم‌ترین دلایل استفاده از دستگاه حضور و غیاب در مدارس، ایجاد نظم و انضباط بیشتر در محیط آموزشی است. ثبت دقیق ورود و خروج دانش‌آموزان و معلمان، این امکان را به مدیران می‌دهد تا تصمیمات مدیریتی بهتری اتخاذ کرده و از بروز بی‌نظمی‌ها یا رفتارهای نامطلوب جلوگیری کنند.

۲. افزایش شفافیت و اعتماد
به کمک این دستگاه‌ها، مدیران در هر لحظه می‌توانند از وضعیت حضور و غیاب کلیه افراد مطلع شوند. این شفافیت اطلاعاتی باعث افزایش اعتماد میان معلمان، دانش‌آموزان و والدین به سیستم مدیریتی مدرسه شده و مشارکت فعال‌تری در فرآیند آموزش ایجاد می‌کند.

۳. صرفه‌جویی در زمان و انرژی
ثبت دستی حضور و غیاب معمولاً زمان‌بر و همراه با خطاهای انسانی است. استفاده از دستگاه حضور و غیاب، فرآیند ثبت را سریع‌تر، دقیق‌تر و کم‌هزینه‌تر می‌کند و به مدیران و کادر آموزشی فرصت می‌دهد تا تمرکز بیشتری بر مسائل مهم آموزشی و تربیتی داشته باشند.

۴. ارائه آمار و داده‌های دقیق
دستگاه حضور و غیاب امکان ثبت و ذخیره اطلاعات را با حداکثر دقت فراهم می‌آورد. این داده‌ها قابلیت تبدیل به گزارش‌های آماری دقیق را دارند که می‌تواند در تحلیل عملکرد دانش‌آموزان، ارزیابی میزان حضور معلمان و حتی برنامه‌ریزی‌های آموزشی مورد استفاده قرار گیرد.

۵. بهبود ارتباط با والدین
یکی از ویژگی‌های ارزشمند این سیستم‌ها، ارسال خودکار پیامک یا اعلان به والدین در زمان ورود و خروج دانش‌آموز است. این قابلیت باعث می‌شود والدین همیشه از وضعیت حضور فرزندشان مطلع باشند و با آرامش خاطر بیشتری نسبت به امنیت و انضباط او اطمینان پیدا کنند.

۶. ارتقای سطح امنیت مدارس
با ثبت دقیق ترددها، امکان شناسایی ورود افراد غیرمجاز به محیط مدرسه فراهم می‌شود. این موضوع نقش مهمی در افزایش امنیت فضای آموزشی و جلوگیری از وقوع تخلفات یا حوادث احتمالی دارد.