بهبود نظم و انضباط
یکی از دلایل اصلی نیاز به دستگاه حضور غیاب در مدارس، بهبود نظم و انضباط در محیط آموزشی است. با داشتن داده‌های دقیق از حضور و غیاب دانش آموزان و معلمان، مدیران مدرسه می‌توانند بهترین تصمیمات مدیریتی را اتخاذ کرده و از رفتارهای ناپسند جلوگیری کنند.
افزایش شفافیت
دستگاه حضور غیاب به مدیران امکان اطلاع از وضعیت حضور و غیاب همه افراد را می‌دهد. این شفافیت باعث اعتماد بیشتر اعضای محیط آموزشی به سیستم مدیریتی مدرسه می‌شود و تداوم حضور دانش آموزان را تضمین می‌کند.
کاهش زمان و انرژی مورد نیاز برای ثبت حضور و غیاب دستی
سابقه ثبت حضور و غیاب دستی ممکن است زمان‌بر و پرخطا باشد. استفاده از دستگاه حضور غیاب باعث کاهش زمان و انرژی مورد نیاز برای این فرآیند می‌شود و به مدیران اجازه می‌دهد تا به موارد دیگری تمرکز کنند.
اطلاعات آماری دقیق
در اغلب مدارس، جمع‌آوری داده‌های حضور و غیاب به صورت دستی ممکن است به دلیل خطاهای انسانی دقت لازم را نداشته باشد. دستگاه حضور غیاب با ایجاد داده‌های دقیق، به مدیران اطلاعات آماری دقیقی از حضور و غیاب را ارائه می‌دهد که می‌تواند به تصمیم‌گیری بهتر در زمینه مدیریتی کمک کند.
تسهیل در ارتباط با والدین
دستگاه حضور غیاب امکان ارسال پیام‌های خودکار به والدین در مورد حضور یا غیاب دانش آموزان را فراهم می‌کند. این اطلاعیه‌ها به والدین کمک می‌کنند تا اطلاعات به‌روز و دقیقی از وضعیت حضور و غیاب فرزندان خود داشته باشند.
ارتقاء امنیت
دستگاه حضور غیاب با ایجاد داده‌های دقیق، امنیت محیط آموزشی را ارتقا می‌بخشد. این دستگاه‌ها می‌توانند به شناسایی ورود افراد غیرمجاز به محیط مدرسه کمک کنند و از تخلفات امنیتی جلوگیری نمایند.